-
Автор
документа –
физическое или юридическое лицо, создавшее документ.
-
Архив
(ндп. архивохранилище) – организация или ее структурное подразделение,
осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью
использования.
-
Архивная
выписка – копия части текста архивного документа,
оформленная в установленном порядке.
-
Архивная
коллекция – совокупность документов, образовавшаяся
в деятельности различных фондообразователей и объединенных
по одному или нескольким признакам.
-
Архивная
копия – официальный документ архива, восгфоизводящий
текст или изображение архивного документа с указанием его
поисковых данных.
-
Архивная
опись – архивный справочник, содержащий систематизированный
перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный
для их учета и раскрытия их содержания.
-
Архивная
справка – официальный документ, имеющий юридическую
силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса,
с указанием поисковых данных документов.
-
Архивное
дело – отрасль деятельности, обеспечивающая организацию
хранения и использования архивных документов.
-
Архивный
документ – документ, сохраняемый или подлежащий сохранению
в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность
для собственника.
-
Архивный
каталог – архивный справочник, в котором информация
об архивных документах расположена в соответствии с выбранной
схемой классификации.
-
Архивный
справочник – справочник, предназначенный для поиска
информации об архивных фондах и/или архивных документах.
-
Архивный
фонд личного происхождения – архивный фонд, состоящий
из архивных документов, образовавшихся в жизни и деятельности
физического лица, семьи, рода.
-
Архивный
фонд Российской Федерации – совокупность документов,
имеющих историческое, научное, социальное, экономическое,
политическое или культурное значение, отражающих материальную
и духовную жизнь народов страны и являющихся неотъемлемой
частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.
-
Архивный
фонд – совокупность архивных документов, исторических
и/или логически связанных между собой.
-
Архивохранилище
(архив) – специально оборудованное помещение для
хранения архивных документов.
-
Аудиовизуальный
документ – документ, содержащий изобразительную и
звуковую информацию.
-
Беловой
документ – рукописный или машинописный документ,
текст которого переписан с чернового документа или написан
без помарок и исправлений.
-
Бланк
документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора
официального письменного документа.
-
Ведомственное
хранение архивных документов – хранение архивных
документов в ведомственных архивах, осуществляемое государственными
и муниципальными организациями в течение периода, установленного
нормативными документами.
-
Вид
письменного документа –
принадлежность письменного документа к системе документации
по признакам содержания и целевого назначения.
-
Видеограмма
документа – изображение документа на экране электронно-лучевой
трубки.
-
Виза
официального документа – реквизит документа, выражающий
согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
-
Внешние
признаки документа – признаки, отражающие форму и
размер документа, носитель информации, способ записи, элементы
оформления.
-
Внутренний
документ – официальный документ, не выходящий за
пределы подготовившей его организации.
-
Внутренняя
опись документов дела – учетный документ, содержащий
перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов,
их индексов, названий, дат, номеров листов.
-
Входящий
(поступивший) документ – документ, поступивший в
учреждение.
-
Выборочный
прием документов на постоянное хранение – прием на
постоянное хранение отдельных видов документов организаций
или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных.
-
Выделение
документов к уничтожению –
выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности
документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое,
научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению.
-
Государственная
часть Архивного фонда Российской Федерации – архивные
фонды и архивные документы, являющиеся государственной или
муниципальной собственностью.
-
Государственное
хранение архивных документов – постоянное хранение
архивных документов, осуществляемое архивами, рукописными
отделами библиотек и музеев.
-
Графический
документ –
изобразительный документ, в котором изображение документа
получено посредством линий, штрихов, светотени.
-
Гриф
ограничения доступа к документу – реквизит официального
документа, свидетельствующий об особом характере информации,
ограничивающий круг пользователей документа.
-
Гриф
согласования – реквизит официального документа, выражающий
согласие учреждения или его органа, не являющегося автором
документа, с его содержанием.
-
Гриф
утверждения – реквизит официального документа, придающий
нормативный или правовой характер его содержанию.
-
Дата
официального документа – реквизит официального документа,
содержащий указанное на документе время его создания и/или
подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.
-
Дело
– совокупность документов или документ, относящихся к одному
вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
-
Делопроизводство;
документационное обеспечение управления – отрасль
деятельности, обеспечивающая документирование и организацию
работы с официальными документами.
-
Депозитарное
хранение документов – хранение в архиве, музее, библиотеке
архивных документов Архивного фонда Российской Федерации на
условиях, определяемых договором между собственником документов
и соответствующим архивом, музеем, библиотекой, с сохранением
за собственником права собственности на архивные документы.
-
Документ
временного хранения
– документ с установленным сроком хранения, по истечении которого
он подлежит уничтожению.
-
Документ
личного происхождения
(ндп. личный документ) – документ, созданный лицом вне сферы
его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.
-
Документ
на машинном носителе – документ, созданный с использованием
носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его
информации электронно-вычислительной машиной.
-
Документ
постоянного хранения – документ, которому в соответствии
с нормативными документами и иными правовыми актами установлено
бессрочное хранение.
-
Документ;
документированная информация – зафиксированная на
материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими
ее идентифицировать.
-
Документальный
фонд – совокупность документов, образующихся в деятельности
юридического или физического лица.
-
Документирование
– запись информации на различных носителях по установленным
правилам.
-
Документооборот
– движение документов в организации с момента их создания
или получения до завершения исполнения или отправления.
-
Доступ
к архивным документам – предусмотренные нормативными
документами условия использования архивных документов.
-
Дублетный
документ – один из экземпляров копии документа.
-
Дубликат
документа – повторный экземпляр подлинника документа,
имеющий юридическую силу.
-
Единица
учета архивных документов
– единица измерения количества документов в архиве.
-
Единица
хранения архивных документов –
учетная и классификационная единица, представляющая собой
физически обособленный документ или совокупность документов,
имеющая самостоятельное значение.
-
Заверенная
копия документа – копия документа, на который в соответствии
с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты,
придающие ей юридическую силу.
-
Заголовок
дела
– краткое обозначение сведений о составе и содержании документов
в деле.
-
Заголовок
официального документа – реквизит документа, кратко
излагающий его содержание.
-
Запретная
дата документа – дата, означающая, что документы,
возникшие ранее ее, экспертизе их научной и практической ценности
не подвергаются и уничтожению не подлежат.
-
Зона
унифицированной формы документа – часть площади унифицированной
формы документа установленного размера, предназначенная для
заполнения определенными реквизитами.
-
Изобразительный
документ – документ, содержащий информацию, выраженную
посредством изображения какого-либо объекта.
-
Иконографический
документ – документ, содержащий преимущественно изображение
произведения искусства, специальной или художественной фотографии.
-
Индекс
(номер) дела – цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение
дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.
-
Индивидуальный
срок исполнения документа – срок исполнения документа,
установленный организационно-распорядительным документом организации
или резолюцией.
-
Использование
архивных документов – применение информации архивных
документов в культурных, научных, политических, экономических
целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.
-
Историческая
справка к архивному фонду – документ, содержащий
сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую
характеристику состава и содержания его документов и научно-справочного
аппарата.
-
Источник
комплектования – юридическое или физическое лицо,
чьи документы поступают или могут поступить на хранение в
архив.
-
Исходящий
(отправляемый) документ – официальный документ, отправляемый
из учреждения.
-
Карточка
(архивного) фонда
(ндп. фондовая карточка) – учетный документ, содержащий название,
сведения о количестве, составе документов архивного фонда
и месте его хранения, предназначенный для централизованного
государственного учета архивных документов Архивного фонда
Российской Федерации.
-
Кинодокумент
– изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный
кинематографическим способом.
-
Комплектование
архива – систематическое пополнение архива документами
в соответствии с его профилем и действующим законодательством.
-
Контроль
исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих
своевременное исполнение документов.
-
Копия
документа
– документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного
документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий
юридической силы.
-
Лист
(архивного) фонда – учетный документ, содержащий
название, номер архивного фонда, его категорию, указание места
хранения и сведения о количестве, хронологических границах,
составе документов фонда и его научно-справочного аппарата
в их динамике.
-
Машинописный
документ – письменный документ, при создании которого
знаки письма наносят техническими средствами.
-
Межархивный
справочник – архивный справочник, содержащий сведения
о документах нескольких архивов.
-
Наименование
документа – обозначение вида письменного документа.
Научно-информационная деятельность архива – создание архивных
справочников, организация использования и публикации архивных
документов.
-
Негосударственная
часть Архивного фонда Российской Федерации – архивные
фонды и архивные документы, являющиеся собственностью негосударственных
юридических лиц, собственностью физических лиц и включенные
в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании
соглашения (договора) с собственником после экспертизы их
ценности.
-
Номенклатура
дел – систематизированный перечень наименований дел,
заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный
в установленном порядке.
-
Носитель
документированной информации – материальный объект,
используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой
или изобразительной информации, в том числе в преобразованном
виде.
-
Обеспечение
сохранности документов – обеспечение физико-химической
сохранности документов и их учет.
-
Обеспечение
физико-химической сохранности документов – разработка,
создание и практическое применение научно-технических средств
и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической
защиты и воспроизведения документов.
-
Обзор
архивных документов – архивный справочник, включающий
систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых
данных отдельных комплексов архивных документов, дополненные
в необходимых случаях их источниковедческим анализом.
-
Объединенный
архивный фонд (ндп. групповой архивный фонд, комплексный
архивный фонд) – архивный фонд, сформированный из документов
двух или более фондообразователей, имеющих между собой исторически
обусловленные связи.
-
Объем
документооборота
– количество документов, поступивших в организацию и созданных
ею за определенный период.
-
Ограничительный
срок секретного хранения архивных документов – срок
засекречивания сведений, установленный законодательными актами,
в течение которого запрещается свободный доступ к документам
государственной части Архивного фонда Российской Федерации,
содержащим охраняемую законом тайну.
-
Организационно-распорядительный
документ – вид письменного документа, в котором фиксируют
решение административных и организационных вопросов, а также
вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования
деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций,
их подразделений и должностных лиц.
-
Организация
работы с документами – организация документооборота,
хранения и использования документов в текущей деятельности
учреждения.
-
Официальный
документ – документ, созданный юридическим или физическим
лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
-
Оформление
дела –
подготовка дела к хранению в соответствии с установленными
правилами.
-
Оформление
документа – проставление необходимых реквизитов,
установленных правилами документирования.
-
Переменная
часть реквизита документа – изменяемая часть реквизита
документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.
-
Перечень
документов со сроками хранения
– систематизированный список видов и категорий документов,
содержащий нормативные указания о сроках их хранения.
-
Письменный
документ
– текстовый документ, информация которого зафиксирована любым
типом письма.
-
Подлинник
__ (официального) документа – первый или единичный
экземпляр официального документа.
-
Подлинный
документ – документ, сведения об авторе, времени
и месте создания которого, содержащиеся в самом документе
или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его
происхождения.
-
Подпись
– реквизит документа, представляющий собой собственноручную
роспись полномочного должностного лица.
-
Постоянная
часть реквизита документа
– неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке
документа, наносимая при его изготовлении.
-
Постоянное
хранение документов
– бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном
музее, библиотеке.
-
Правила
документирования – требования и нормы, устанавливающие
порядок документирования.
-
Проверка
наличия (состояния) дел – установление соответствия
реального количества единиц хранения записям в учетных документах
архива, а также выявление дел и документов, требующих улучшения
физического состояния, реставрации, дезинфекции.
-
Профиль
архива – установленный для архива состав для документов,
подлежащих хранению.
-
Публикация
архивных документов – подготовка документов к изданию
в соответствии с установленными правилами.
-
Путеводитель
по (архивным) фондам архива – архивный справочник,
содержащий в систематизированном порядке характеристики или
краткие сведения об архивных фондах и предназначенный для
ознакомления с его составом и содержанием.
-
Регистрационный
индекс (номер) документа – цифровое или буквенно-цифровое
обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
-
Регистрация
документа – запись учетных данных о документе по
установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления
или получения.
-
Режим
хранения архивных документов
– совокупность температурно-влажностных и санитарно-гигиенических
условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности
документов, и контроль за их выполнением.
-
Резолюция
документа – реквизит, состоящий из надписи на документе,
сделанной должностным лицом, и содержащий принятое им решение.
-
Реквизит
документа
– обязательный элемент оформления официального документа.
-
Реставрация
архивного документа – восстановление первоначальных
и близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного
документа, подвергшегося повреждению или разрушению.
-
Рукописный
документ – письменный документ, при создании которого
знаки письма наносят от руки.
-
Система
документации – совокупность документов, взаимосвязанных
по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности,
единых требований к их оформлению.
-
Система
научно-справочного аппарата к документам архива
– комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных
информационно-поисковых систем о составе и содержании документов,
создаваемых на единых научно-методических основах для поиска
архивных документов и архивной информации в целях их эффективного
использования.
-
Служебное
поле унифицированной формы документа –
зона унифицированной формы документа, предназначенная для
закрепления ее в технических средствах хранения документов,
а также нанесения специальных изображений.
-
Служебный
документ –
официальный документ, используемый в текущей деятельности
организации.
-
Список
(архивных) фондов – учетный документ, содержащий
перечень официальных наименований хранящихся, выбывших и поступающих
архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров.
-
Срок
исполнения документа
– срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным
документом или резолюцией.
-
Старение
(архивного) документа – изменение первоначальных
физико-химических свойств документа под воздействием внешних
и внутренних факторов.
-
Страховая
копия (архивного документа)
– копия особо ценного или уникального архивного документа,
изготовленная в целях хранения содержащейся в нем информации
на случай утраты или повреждения оригинала.
-
Страховой
фонд документов – совокупность страховых копий особо
ценных и уникальных документов.
-
Табель
унифицированных форм документов – перечень разрешенных
к применению унифицированных форм документов.
-
Текст
официального документа – информация, зафиксированная
любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая
в себе всю или основную часть речевой информации документа.
-
Текстовый
документ
– документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную
любым типом письма или любой системой звукозаписи.
-
Типовой
срок исполнения документа – срок исполнения документа,
установленный нормативно-правовым актом.
-
Указатель
(архивный)
– архивный справочник, содержащий систематизированный перечень
наименований предметов или объектов, о которых содержатся
сведения в архивных документах с указанием их поисковых данных.
-
Унифицированная
система документации (УСД) – система документации,
созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию,
необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
-
Унифицированная
форма документа (УФД) – совокупность реквизитов,
установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере
деятельности задачами и расположенных в определенном порядке
на носителе информации.
